Alla fine dell’anno, per un’agenzia, arriva il momento di stilare il report destinato ai proprietari degli immobili. Quali informazioni deve comprendere? Come va presentato?
Report di fine anno: come comunicare risultati e valore ai proprietari
Il report dell’agenzia immobiliare per il proprietario riporta tutte le attività svolte in un determinato periodo con un immobile. Per compilarlo, possiamo avvalerci di piattaforme digitali. Tali software permettono di generare report scaricabili e inviabili al proprietario. Il documento può essere condiviso anche tramite un link personale.
Sicuramente, però, il modo migliore di comunicare il report di fine anno al proprietario da parte dell’agenzia è l’uso della posta raccomandata A/R o della PEC. Questi mezzi consentono infatti di avere una prova legale dell’invio del documento. Se lo si consegna in formato elettronico, ricordiamoci che è praticamente d’obbligo il formato PDF.
Sarebbe ottimale se l’agenzia, oltre a consegnare il report al proprietario, riuscisse a fissare un appuntamento con quest’ultimo, di persona o virtuale.
Perché farlo?
Il report dell’agenzia per i proprietari è un documento fondamentale per la trasparenza nei rapporti e per rinsaldare il vincolo di fiducia. È uno strumento di monitoraggio utile a chi ha affidato all’agenzia la compravendita di una casa. Per gli agenti, è un mezzo di tutela professionale, perché dimostra la loro attività d’intermediazione svolta. Ciò vale soprattutto nel caso in cui la transazione si concludesse dopo la scadenza del mandato.
Cosa includere nel report dell’agenzia per i proprietari?
Il report di fine anno dell’agenzia immobiliare per i proprietari deve includere di necessità almeno le informazioni seguenti. Innanzitutto, ci vuole un sommario contenente i risultati chiave e gli obiettivi raggiunti o non raggiunti.
Il documento deve relazionare le attività di marketing svolte: occorre un elenco dei portali web, dei social network e delle piattaforme dove l’immobile è stato pubblicato e pubblicizzato.
Bisogna poi riportare i contatti e le visite che l’agenzia immobiliare ha ottenuto: il numero di telefonate, di e-mail ricevute e di visite effettuate presso l’immobile in questione, meglio se con il dettaglio dei partecipanti. I dati numerici, naturalmente,devono essere ben precisi: indica il numero delle proposte ricevute e il valore medio delle offerte comparato col prezzo richiesto. Vanno precisate le motivazioni del rifiuto di tali offerte, quantomeno se rilevanti.
Un buon report include anche i feedback ricevuti dai potenziali acquirenti e/o inquilini, con una sintesi dei loro commenti. Se pertinente, è bene aggiungere una valutazione immobiliare personalizzata e ben dettagliata. Non dimentichiamo poi le statistiche, cioè i dati sulle visualizzazioni dell’annuncio e sulle interazioni generate. Occorre un’analisi di mercato che informi il proprietario sui prezzi aggiornati in zona.
È bene inserire nel report i punti di forza, le criticità e i prossimi passi da fare per raggiungere l’obiettivo di vendita o di locazione. Includi un piano d’azione per il trimestre successivo e gli eventuali allegati (fogli visita firmati, proposte, comunicazioni importanti).
Erica Gazzoldi è giornalista pubblicista, insegnante e blogger. Ha conseguito una laurea magistrale all’Università degli studi di Pavia in Filologia, letterature e storia dell’antichità. Si è diplomata in Scienze Umane presso la Scuola Superiore IUSS nella stessa città. Scrive racconti, poesie e romanzi brevi. È appassionata di lingue straniere e ha frequentato corsi estivi di ceco presso l’Univerzita Karlova di Praga. Ha collaborato con diverse riviste cartacee e online.
Grazie a Wikicasa, si è appassionata al mondo immobiliare.
